Adminius® Office

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Eine spezielle Softwarelösung für Einzelunternehmen unterschiedlicher Diens- tleistungsbranchen (Gewerbetreibende und Freiberufler, wie Berater, Trainer, Programmierer, Designer, Dolmetscher, Künstler, Ingenieure, u. v. m.) zur Unter- stützung bei der Akquise, Betreuung, Verwaltung und Abrechnung von Kunden, Produkten und Projekten.

Die Software "Adminius® Office" ist ein Akquise-, Organisations-, Verwaltungs- und Abrechnungssystem für Einzelunternehmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe bei der Erbringung von Dienstleistungen und dem Vertrieb von Produkten

Funktionsumfang

  • Benutzerverwaltung
    • Verwaltung der Benutzer mit differenzierter Rechtevergabe
    • Optionale Mehrfachzuordnung von beliebigen Bearbeitern
  • Partnerverwaltung
    • Partnerliste mit Auflistung nach Partnern oder Ansprechpartnern mit Filterfunktion nach Partnerklassen, Aktuell und Archiv, sowie Suchfunktion für Name, Plz, Ort und Telefon
    • Verwaltung einer beliebigen Anzahl an Partnern (Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner, Dienstleister, Zulieferer, etc.)
    • Grunddaten je Partner mit Anschrift und Kontaktdaten
    • Beliebige Anzahl von Ansprechpartnern je Partner mit individueller Anschrift, Personen- und Kontaktdaten
    • Hinterlegung kundenspezifischer Informationen
    • Dokumentation von Gesprächen mit Wiedervorlageoption
    • Erfassung von Zueignungen je Partner (Präsente, Informationsmaterial, etc.)
    • Historie und Zuordnung frei definierbarer Partnerklassen (Aktive Kunden, Interessenten, Dienstleister, Mitarbeiter etc.)
    • Spezifische Rechnungsdaten des Partners (z. B. abweichende Rechnungsanschrift, in-dividuelle Stundensätze, individuelles Zahlungsziel, abrechnungsrelevante Informationen)
  • Dokumentation und Wiedervorlage
    • Dokumentation von Gesprächen je Ansprechpartner
    • Wiedervorlageoption
    • Auflistung aller Gespräche zur Wiedervorlage optional differenziert nach Bearbeiter
  • Briefe
    • Erstellung von Dokumenten (Briefen, Angeboten, etc.) aus individuellen Vorlagen (Microsoft® Word) oder unter Verwendung eines bestehenden Word-Dokuments
    • Individuell wählbare Dateiablage
    • Export an Microsoft® Word
  • E-Mail
    • Direkter E-Mail-Versand über Partner oder Ansprechpartner
    • E-Mail-Versand und Dokumentation im vorhandenen Mail-Client des Systems
  • Zeiterfassung
    • Ermittlung des auftragsbezogenen Zeitaufwandes über mehrfach aufrufbare Timer
    • Dokumentation des ermittelten Aufwands je Auftrag in der Leistungserfassung
  • Leistungserfassung
    • Erfassung erbrachter abrechenbarer Dienstleistungen je Partner mit Unterstützung von Textbausteinen und Serieneingabefunktion
    • Optionale Erfassung von frei definierbaren
      • Kategorien (z.B. Beratung, Programmierung, Schulung, Wegezeit, Fahrtkosten, etc.)
      • Kategoriearten (z.B. vor Ort, Online)
      • Produkten (z.B. Projekte, Seminarangebote, etc.)
      • Bearbeiter
    • Auflistung aller Leistungen über einen beliebigen Zeitraum mit optionaler Filterung nach Partner, Kategorie, Kategorieart, Produkt und Bearbeiter
  • Dauereingang
    • Liste von Dauereingängen (wiederkehrende Einnahmen, z. B. Softwarepflegegebühren, o. ä.) nach Stichtag mit Filteroptionen je Partner, Kategorie und Produkt
    • Erfassung und Verwaltung von Dauereingängen je Partner nach Kategorie und Produkt
  • Rechnungsstellung
    • Auflistung aller Rechnungen, sowie bezahlter, offener, überfälliger Rechnungen nach Buchungs-, Rechnungs- oder Zahlungsdatum über einen beliebigen Zeitraum
    • Abrechnung erbrachter Leistungen (mit und/oder ohne MwSt., optional als Gutschrift
    • Erfassung von Rechnungspositionen
      • mit Unterstützung von Textbausteinen und Serieneingabefunktion
      • Importfunktion für erbrachte Leistungen aus der Leistungserfassung
      • Importfunktion für Rechnungspositionen aus bestehenden Rechnungen
      • Mehrstufige Ermittlungsfunktion des verrechenbaren Stundensatzes (global, je Kategorie, je Partner, individuell vereinbart)
    • Kategorisierung der Rechnungen nach "offen", "bezahlt", "Inkasso", "uneinbringbar" unter Eintragung des Zahlungseingangs mit Schnittstelle zum Mahnwesen
  • Mahnwesen
    • Mahnung je Kunde mit Mahnstufe, Mahnziel und Mahngebühr, Mehrfachauswahl unbezahlter Rechungen mit abgelaufenenen Zahlungsziel
    • Auflistung unbezahlter Rechnungen mit abgelaufenen Zahlungsziel, mit Anzeige von Mahnstufe und Mahnziel
    • Auflistung unbezahlter Mahnungen mit Anzeige der zugehörenden Rechnungen und Mahnstufe und Mahnziel
    • Automatische Erstellung einer Zahlungserinnerung mit Auflistung offener Rechnungsbeträge und individueller Eingabe der Zahlungsfrist
    • Automatische Erstellung einer Mahnung mit Auflistung offener Rechnungsbeträge und individueller Eingabe der Zahlungsfrist und Mahngebühr
  • Serienzueignungen
    • Erfassung und Zuordung einer Zueignung für beliebige Ansprechpartner
    • Zuordnung beliebiger Ansprechpartner mit optionaler Filterfunktion für Partnerklasse, Partner, Ansprechpartnergruppe
  • Serienbriefe
    • Erstellung eines Serienbriefes aus einer individuellen Vorlage (Microsoft Word) oder unter Verwendung eines bestehenden Word-Dokuments
    • Individuell wählbare Dateiablage
    • Zuordnung beliebiger Ansprechpartner mit optionaler Filterfunktion für Partnerklasse, Partner, Ansprechpartnergruppe
    • Export an Microsoft® Word
  • Serien-E-Mails
    • Erstellung und Versand von Serien-E-Mails an beliebige Ansprechpartner
    • Filteroptionen der Ansprechpartner nach "Partnerklasse", "Partner", "Ansprechpartner-gruppe"
    • E-Mail-Versand und Dokumentation im vorhandenen Mail-Client des Systems

Druckmodule

Individuell erstellbare Dokumentenvorlagen in Microsoft Word

Vorschau- und Druckfunktion über Microsoft Word mit Fortschrittsanzeige und optionalen Dokumentenschutz

  • Druckbare Module
    • Briefe und Serienbriefe
    • Gespräche zur Wiedervorlage
    • Leistungsliste über einen beliebigen Zeitraum mit optionaler Filterung nach Partner, Ka-tegorie, Kategorieart, Produkt und Bearbeiter
    • Liste von Dauereingängen nach Partner, Kategorie, Produkt
    • Rechnungen und Gutschriften
    • Rechnungsliste bezahlter, offener, überfälliger Rechnungen nach Buchungs-, Rechnungs- oder Zahlungsdatum über einen beliebigen Zeitraum (Rechnungsausgangsbuch, Umsatzsteuerstatistik, etc.)
    • Zahlungserinnerungen und Mahnungen
    • Zahlungsverzugs- und Mahnungsliste
    • Geburtstagsliste der Ansprechpartner

Exportmodule

  • Schnittstelle zur Übergabe der Abrechnungen an die Finanzbuchhaltung
    => auf Anfrage





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